名古屋税理士事務所愛知県名古屋市名古屋駅前) 石田昌宏(税理士
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名古屋の税理士(公認会計士)による情報コラム 2013年7月分

<名古屋の税理士による今月のトピック>

●エクセルの使い方

 表計算ソフトのエクセルで作成されたデータをもらうことは珍しくありませんが、その際、データが使いにくく整理されていると感じることが多々あります。

 たとえば経営分析のために、何かしらの経営データを作成するとします。
 経営データの種類ごとに、罫線や空白セル等をうまく利用し、見やすい表を作成する人が多いでしょう。
 しかし、データは種類ごとに並べるだけでなく、時系列の推移をグラフ化したり、特定データ間の相関関係をチェックしたりと、多面的に分析すべきです。
 そのために必要となるデータを取り出す場合、たとえば見やすくするため一行おきに挿入された空白セルや、見出し用のセル結合などは非常に邪魔です。
 比較したいデータを取り出すために、並べ替え等の余計なデータ処理が必要になってしまいます。

 私はデータを作成する場合、とりあえずシンプルにデータを並べます。
 その方が再加工しやすいからです。
 罫線もほとんど利用しません。
 大きな表となって、見難くなる場合もあります。
 しかし、それは基本的にデータベースとして扱うので、特に問題ありません。

 あとは自分が見たい部分を見易いように、そのデータベースから必要部分だけをコピーや切り貼り、参照機能を使って他の場所やシートに表示させ、使っています。
 お客様にコピーをお渡しする場合には、最後に罫線を付け加えて見やすくして印刷します。
 このような使い方をすると、データの使いまわしや再編集等が簡単で、非常に効率的な作業が可能となります。



<石田 公認会計士・税理士(名古屋)による今月のコラム>

●事務作業の効率化

 事務作業は、努力の仕方に特徴があります。
 集中して長時間頑張ることも時には必要ですが、それよりもエクセルのマクロ機能等を使ってワンタッチで処理した方が、早くて正確だったりします。

 とにかく頭を使うことが大切です。
 すぐに作業に取り掛からず、どのような手順で行うと効率的かを最初に考える癖をつけましょう。
 想定が狂ったら、途中で再検討する時間を確保しましょう。
 時々、まとまった時間を使って日々の作業内容を分析し、時間が掛かる、あるいはミスが多い部分について再検討し、新しい手順等を試してみることも大切だと思います。



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