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石田税理士事務所(名古屋税理士会所属) 石田昌宏(税理士・公認会計士)
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名古屋の税理士・公認会計士による情報コラム 2011年5月分

<石田 公認会計士・税理士(名古屋)による今月のトピック>

●段取りの重要性

 段取り時間の短縮は、経営課題の一つですが、一方で、段取り八分(段取りをキチンとしておけば仕事の8割は済んだも同然)という言葉もあります。段取り時間はどう考えるとよいのでしょうか。
 
 地道な作業より、パソコンの自動機能等を使った方が早くて正確な作業の場合、残念ながら地道な努力は評価されません。
 評価されるには、まず自動機能の存在に気がつく必要があります。
 私はスタッフ対して、「作業前に頭を使うように」、「単純作業でも頭を使え」、「常に作業の目的を意識して」ということを何度も指示しています。

 一番望ましい(早い、正確、報告しやすい等)結果が得られる作業手順を実践するためには、まず取り掛かる前に、方法を検討する時間を確保することが重要です。
 急がば廻れです。
 また、最初に目的を正しく認識すれば、その観点からみて過剰や無駄な作業を省略することができます。
 相談や報告等を、いつ誰に行うかを工夫すれば、知らなかったスキルが入手できたり、やり直し等の無駄が削減できたりします。

 事務作業だけでなく、たとえば営業活動でも、成績のよい社員は事前の段取りが上手いので、無駄な動きが少ないといわれます。
 いい仕事をするため、段取り上手になることは重要な要素といえるでしょう。
 ちなみに、効率等を高めるための段取りでなければ、段取り時間は短いほど望ましいと思います。



<石田 公認会計士・税理士(名古屋)による今月のコラム>

●効率化の一例

 私が大学の理工学部(工業経営学科)で主に学んだのは、統計学や確立論を利用した、業務・物流の効率化・最適化です。
 そんなこともあって、単純作業を与えられると、誰よりも早く正確に行おうと、異常な情熱を傾けてしまいます。
 人間の動作を科学的に分析すると、探したり位置を合わせたりする動作に、大きな時間が必要なことが分かります。
 なので、探す作業が少なくなるよう、事前に資料整理したり、簡単に位置合わせができるよう、作業場のレイアウトを工夫したりすると、作業が楽になるだけでなく、作業効率も大きく向上します。



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